Der Bayern Incoming Workshop


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Wie der geplante Präsenz-Workshop zum virtuellen Event wurde

Anfang des Jahres begann für uns die Konzeption des Incoming Workshops mit der BAYERN TOURISMUS  Marketing GmbH. Projektleiterin Angela Keller konzipierte und betreute das Projekt, das aus zwei Teilen bestehen sollte:

  1. Ein Ganztages-Workshop in Regensburg, bei dem bayerische Partner – vom Flughafen, über Hotels bis hin zu den Regionen und Orten – auf Incoming Agenturen aus ganz Deutschland treffen.
  2. Die Durchführung von drei Fam-Trips mit Übernachtung für die Incoming Agenturen.

Mit dem Go-live des Online-Registrierungs- und Terminierungstool nahmen die Vorbereitungen ihren weiteren Lauf. Die Teilnehmenden legten ihre Profile an und konnten sehen, wer sonst in Regensburg noch dabei sein wird. Alles verlief nach Zeitplan und wir standen schon kurz vor dem Start des Termin-Prozesses und der Durchführung des Workshops.

 

Doch dann kam Corona – Was nun? Alles absagen?

Auf keinen Fall! Denn: Austausch miteinander ist plötzlich wichtiger denn je, auch wenn man sich nicht in Person treffen darf.

Wir entwarfen wurde ein Konzept, das es ermöglichen sollte, den Workshop erfolgreich online durchzuführen. Schnell hat sich unser Auftraggeber dazu entschieden, diese Alternative mit uns zu schaffen! Die meisten bayerischen Partner sowie die deutschen Incoming Unternehmen waren ebenfalls davon überzeugt, dass es der richtige Weg ist die Veranstaltung nicht einfach ausfallen zu lassen.

Der virtuelle Workshop nahm Form an.

 

Einfacher Registrierungs-Prozess 

Mit unserem Converve Registrierungs- und Terminierungstool hatten wir die technischen Möglichkeiten die Meetings virtuell stattfinden zu lassen. Alle Umstellungen dafür verliefen im Hintergrund – die bereits registrierten Teilnehmenden mussten sich nicht erneut registrieren oder manuelle Umstellungen vornehmen – das machten wir. Alles erledigt, konnten wir die Teilnehmenden benachrichtigen, dass alles wie gehabt stattfindet, nur eben virtuell und mit einem abgewandelten Rahmenprogramm. 

Keine Übernachtung, keine Fam-Trips – dafür aber bitte mit Videokamera, Mikrofon und Lautsprecher – mehr Bedingungen gab es für sie nicht. Die Agenda der einzelnen Teilnehmenden füllte sich mit 15-minütigen virtuellen Terminen von morgens bis Nachmittags. Die Teilnahme erfolgte durch einen einzigen Klick zum vorab vereinbarten Zeitpunkt: „Start Video Meeting“ – ganz ohne Anreise(-kosten), sicher vom Home Office aus. 

Das Event wurde mit einem attraktiven Rahmenprogramm abgerundet:

  • Zu Beginn: Ein Webinar für alle Teilnehmenden zur Begrüßung und Einführung in den Tag.
  • Zum Mittag: Eine Keynote-Speech mit Sebastian Worel, Geschäftsführer des Bundesverband deutscher Incoming Unternehmen zum Thema „Bedeutung und Herausforderungen des Incoming-Geschäftes“.
  • Zum Abschluss: Ein Debriefing nach dem letzten Termin, für Feedback und offene Fragen.

 Event-Ablauf

 

Trotz Social-Distancing waren wir virtuell immer greifbar – per Chat, per Mail oder per Anruf: zu kleineren technischen Problemen konnten wir einzelne Teilnehmende just in time beraten. Fragen und Anmerkungen konnten jederzeit mitgeteilt und gehört werden.

Natürlich haben dem Event die persönlichen Momente, wie eine gemeinsame Kaffeepause  und die ausgefallenen Fam-Trips gefehlt. Solche Erlebnisse können virtuell nicht ersetzt werden.

 

Natürlich haben dem Event die persönlichen Momente, wie eine gemeinsame Kaffeepause  und die ausgefallenen Fam-Trips gefehlt. Solche Erlebnisse können virtuell nicht ersetzt werden. Aber durch die virtuelle Durchführung kamen ganz neue Vorteile ans Licht. Der Zeitaufwand verringerte sich für die Teilnehmenden immens. Und auch die Kosten sanken: Übernachtungen, Anreise, Verpflegung – all das entfiel. Last but not least – dadurch dass alle einen Computerbildschirm vor sich hatten, konnten Präsentationen, Videos, Websites und Weiteres ansprechend vorgeführt kann – so ergaben sich mehr Möglichkeiten als bei den bekannten Präsenzveranstaltungen.

Am Ende der Eins-zu-Eins-Meetings wurden alle Teilnehmenden eingeladen noch in einem digitalen Raum vorbeizuschneien – hier konnten sie Feedback loswerden und sich virtuell nochmal gemeinsam versammeln. Fast alle kamen! Ausnahmslos bedankten sich die Teilnehmenden, dass die Veranstaltung trotz widriger Umstände in seiner virtuellen Form stattfand. Ein voller Erfolg für das Format, welches die Teilnehmenden begeisterte – auch jene, die sich vorher vor digitalen Angeboten scheuten.

Das Handling ist simpel aufgebaut – die Nutzeroberfläche des Workshop-Tools ansprechend und intuitiv. Einer von vielen Gründen, sagten die Teilnehmenden, in Zukunft vermehrt an solche virtuellen Veranstaltungen teilzunehmen.

Auch Sie haben Interesse an der Ausrichtung einer virtuallen Messe oder eines Workshops?