(Gruppen-) Pressereisen erfolgreich planen

Ein Leitfaden zur geglückten Journalistenreise

Bei einer Pressereise kann einiges schief laufen! Um das zu vermeiden ist eine gute Planung das A & O. Aber was gibt es zu beachten und was sind die wichtigsten Schritte in der Planung einer Pressereise?

Wir haben für Sie ein „How to“ mit einigen wichtigen Faktoren für Sie zusammengestellt.

Beachten Sie jedoch, dass jede Gruppe und jede Reise anders ist und Sie Ihre Pläne immer an Ihre Gäste anpassen!

Leitfaden: Pressereisen erfolgreich planen

Themenfindung und grobes Programm

Das Reiseprogramm sollte an die Zielgruppe angepasst werden. Schauen Sie, was den Markt bewegt, wo die Interessen liegen und gestalten Sie so den Aufhänger und Ablauf Ihrer Reise. Bereiten Sie diesen zumindest in einer Vorab-Version schon für die Akquise vor, denn potenzielle Medienvertreter möchten meist direkt erfahren, ob geeignete Stories im Programm stecken.

Detaillierter Reiseablauf

Die grobe Planung Ihres Programms besprechen Sie am besten vor der Feinplanung mit Ihrer Reisebegleitung, um die Aktivitäten passend in das Gesamtkonzept einfließen lassen zu können. Für die Feinplanung sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Wegzeiten lieber etwas großzügiger bemessen werden sollten.

Und vergessen Sie nicht: Journalisten sind dazu da, Fragen zu stellen und Fotos zu schießen. Planen Sie dafür genug Zeit ein und briefen Sie Ihre Tour Guides vor Ort. Das A & O bei Ihrer Programmplanung sollte sein, dass Sie flexibel bleiben: Arrangieren Sie so, dass das Programm nicht an der Einhaltung jeder Minute hängt und lassen Sie Spielraum für individuelle Anpassungen und Unvorhergesehenes.

Organisation der Unterkünfte

Kostenloses WLan ist ein Muss! Denken Sie daran, dass Ihre Reisegruppe zum Arbeiten da ist. Wichtig ist außerdem, dass Sie den Check-In so vorbereiten, dass er möglichst schnell abgewickelt werden kann. Das gilt insbesondere bei Gruppenreisen. Gegebenenfalls kann Ihre Reisebegleitung Meldezettel ausfüllen oder das Hotel übernimmt dies bereits vorab? Sprechen Sie mit Ihren Partnern! Vergessen Sie neben den Journalisten nicht Ihre Reisebegleitung oder Fahrer. Auch diese müssen untergebracht werden.

Mahlzeiten und was für Zwischendurch

Menü oder à la carte? Das hängt von der angesetzten Zeit für das Essen ab. Generell bietet sich für das Mittagessen ein vordefiniertes Menü an, bei dem die Journalisten z.B. aus zwei oder drei Varianten wählen können, um den Zeitplan einzuhalten.

Und übertreiben Sie es nicht mit den Portionen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen täglich zwei warme Mahlzeiten, Frühstück und vielleicht noch einen Snack verputzen. Da darf die Portion auch gerne mal etwas kleiner ausfallen.

Ein schöner Bestandteil eines jeden Essens ist es, wenn die Journalisten Kontakt zum Gastgeber bekommen. Wenn dieser etwas zur Geschichte des Hauses oder den Spezialitäten erzählen kann, wird aus dem Essen ein Erlebnis. Klären Sie vorab außerdem unbedingt besondere Essgewohnheiten oder Allergien.

Und Action – die Durchführung!

Gruppen-Pressereisen sollten stets begleitet werden. Dies beginnt mit einem netten Empfang am Flughafen oder am Bahngleis und endet in der Abflug- oder Bahnhofshalle. So gewährleisten Sie, dass Ihre Gäste auf der gesamten Reise einen vertrauten Ansprechpartner haben und sich nicht in jeder Stadt neu orientieren müssen.

Auch der reibungslose Ablauf kann so besser koordiniert werden. Und das Beste: Auch Fahrtwege können gut genutzt werden, um wertvollen Input zu geben. Achten Sie darauf, dass Ihre Reisebegleitung Wert auf Feinheiten legt: Wasser und Snacks in der Tasche, bei Regen einen Schirm zur Hand und das Handy bereit, um auch mal einen HotSpot zu öffnen? Kleine Gesten führen bei Ihren Reisen zu einem großen Wow-Effekt!

Briefing der Tour Guides vor Ort

Der Guide sollte unbedingt die Gruppe beobachten und bei heißem Wetter oder falls die Journalisten müde werden, wenn möglich Sitzgelegenheiten bieten oder den nächsten Stopp im Schatten abhalten. Sitzmöglichkeiten bieten sich nicht nur an Bänken, auch Mauern oder Treppen reichen aus, um die Teilnehmer glücklich zu machen ☺.

Briefing der Tour Guides vor Ort

Der Guide sollte unbedingt die Gruppe beobachten und bei heißem Wetter oder falls die Journalisten müde werden, wenn möglich Sitzgelegenheiten bieten oder den nächsten Stopp im Schatten abhalten. Sitzmöglichkeiten bieten sich nicht nur an Bänken, auch Mauern oder Treppen reichen aus, um die Teilnehmer glücklich zu machen ☺.

Nachbereitung

Sie haben die Medienvertreter begeistert? Dann verschenken Sie diesen Elf-Meter nicht und bleiben Sie dran. Liefern Sie versprochene Informationen nach und bleiben Sie in Kontakt! Schließlich möchten Sie ja auch über die Veröffentlichungen informiert werden.

Pressereisen planen? Gerne!

Haben Sie Fragen zu der Durchführung von Pressereisen oder möchten Unterstützung – wir helfen gerne! Kontaktieren Sie uns jederzeit für ein unverbindliches Gespräch!

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