Virtuell am Markt – trotz COVID-19 Präsenz zeigen

Rückblick: Virtuelles Presse-Event der TMBW in UK

Seit 2009 unterstützt TourComm die Tourismus Marketing GmbH Baden-Württemberg im Auslandsmarketing, u. a. auch in UK. Doch ab März 2020 wurde alles anders! Um den vergleichsweise stark von der Coronakrise getroffenen Markt weiter zu bearbeiten, mussten neue kreative Lösungen gesucht werden.

Nachdem die Reiserestriktionen gelockert wurden war klar: wir wollen verstärkt mit Journalisten, den wichtigen Multiplikatoren im Markt, ins Gespräch kommen. So fand am 6. August ein virtuelles Presse-Event statt. TourComm durfte die TMBW bei der Umsetzung der gesamten Veranstaltung unterstützen – von der Ausarbeitung des Konzepts über die Akquise der Journalisten bis hin zur Moderation. Zusammen mit der TMBW, Baden-Baden und dem Europa-Park wurden Videos produziert, um Baden-Württemberg und seine Partner auch virtuell anschaulich zu präsentieren. Eins war klar: es sollte keine „Death by Power Point“ – Veranstaltung werden.

Weil die Reaktionen im Nachgang durchweg positiv waren, haben wir Ihnen fünf Tipps zur erfolgreichen Durchführung zusammengestellt. 

1. Ohne Konzept geht nichts!

Auch wenn viele organisatorische Hürden wie die Suche nach einer geeigneten Location sowie An- und Abreise wegfallen, kommt ein Online – Event auch nicht ohne gutes Konzept aus. Legen Sie fest, wann alles stattfinden soll, machen Sie einen entsprechenden Zeitplan und weisen Sie Zuständigkeiten zu. Erstellen Sie einen Ablaufplan, in dem  genau festgelegt wird, wer wann an der Reihe ist und welche Inhalte wieviel Zeit benötigen. Überlegen Sie sich, welche Punkte am wichtigsten sind, bauen Sie die richtige „Dramaturgie“ für den Ablauf ein und verzichten Sie auf langwierige Erzählrunden. 

2. Save the date!

Um so viele Journalisten wie möglich zu erreichen, sollten Sie frühzeitig einladen. Stellen Sie in der Einladung den Mehrwert Ihrer Veranstaltung heraus, machen Sie deutlich, worum es gehen wird und warum sich eine Teilnahme lohnt. Kurz vor der Veranstaltung (am besten einen Tag und eine Stunde vorher) empfiehlt es sich, nochmals an das stattfindende Event zu erinnern.

3. Keep it simple!

Gestalten Sie den Zugang zu Ihrer Veranstaltung so einfach wie möglich. Schicken Sie gleich in der Einladung zur Veranstaltung den Link zur Teilnahme mit. Um nachvollziehen zu können, wer teilgenommen hat, können Sie eine Anmeldeseite vorschalten und um die wichtigsten Informationen der Teilnehmer bitten. Legen Sie hierbei aber so wenige Felder wie möglich an. E-Mailadresse, Name und Unternehmen reichen meist völlig aus. Verschicken Sie den Teilnahmelink in einer Bestätigungsmail oder als Termin, der direkt im Kalender der Journalisten landet. Last but not least: Achten Sie darauf, dass keine Software installiert werden muss und dass die Teilnahme möglichst über jedes Gerät oder Browser funktioniert.

4. Technische Must-Do’s

Überlegen Sie frühzeitig, wie der technische Ablauf sein soll. Welche Software soll genutzt werden, wie läuft der Livestream ab. Gibt es mehrere Redner, werden PowerPoint Folien und/oder Videos gezeigt? Testen Sie vorab Ihre Internetverbindung und die Tonqualität der Redner, übertragen Sie Ihren Bildschirm, um Präsentationen und Videos zu zeigen und setzen Sie alle gekonnt in Szene, z. B mit einem virtuellen Hintergrund inklusive Firmenlogo.

Ihr Event soll  Journalisten informieren und deren Fragen beantworten. Binden Sie daher einen Chat als Kanal ein, der es den Teilnehmern ermöglicht, Fragen zu stellen. Diese können am Ende in einer Fragerunde oder bei besonders hohem Aufkommen per E-Mail beantwortet werden. Planen Sie unbedingt einen technischen Support ein, der im Backend den Chat betreut, Fragen sammelt und bei technischen Schwierigkeiten zur Verfügung steht.

5. Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Schicken Sie zeitnah nach der Veranstaltung eine Follow-Up-E-Mail an alle Teilnehmer, in der Sie weiterführende Informationen zum Download zur Verfügung stellen und alle Kontaktadressen für weitere Fragen angeben. Auch die Aufzeichnung sollte zum Abruf angeboten werden. Gab es Journalisten, die aus zeitlichen Gründen absagen mussten? Kein Problem, schicken Sie Ihre Aufzeichnung auch an diese Kontakte! Eine Übersicht mit Fragen und Antworten, die während oder nach der Veranstaltung aufgekommen sind, rundet alles ab und erleichtert die Arbeit der Journalisten.

Sie brauchen Unterstützung bei der Planung Ihres virtuellen Events?

Gerne helfen wir Ihnen bei der Konzeption oder setzen die Maßnahme für Sie um.